Платформа для совместной работы «Р7-Офис» дает возможность работать над всеми типами документов – текстами, презентациями и таблицами. В этой статье разберем, как настроить варианты отображения документов и не потерять нужные файлы, когда они начинают исчисляться сотнями.

Для того, чтобы эффективно организовать файловую систему, сервис поддерживает несколько видов фильтров и полноценный поиск. Файловая система в «Р7-Офис» доступна из главного окна. При выборе раздела «Документы» пользователь переходит в соответствующее меню, в котором собраны все добавленные, созданные или импортированные файлы – текстовые документы, презентации, таблицы, а также картинки, папки, мультимедийные файлы и папки. 

По умолчанию сверху отображаются последние измененные файлы вне зависимости от их формата. Справа от названия документа можно увидеть его расширение (например, презентация в формате Word – xlsx) и текущую версию – они считаются по числу ранее созданных вариаций файла.

Снизу от названия находится общая информация о документе: имя создателя, дата и время обновления, а также размер файла. Стандартный формат отображения в любой момент можно изменить на более удобный. 

Варианты отображения файлов и фильтры

 «Р7-Офис» поддерживает три варианта отображения файлов. Выбрать любой из них можно в правой части верхней панели. 

Первый вариант – режим миниатюр – размещает документы по пять в ряд, увеличивая размеры их иконок. Для каждого файла отображается обложка с типом документа, название и версия. Режим бывает полезен, когда нужно найти файлы определенного формата среди всех остальных. Каждый из них имеет специфическую цветовую индикацию: документы – синюю, таблицы – зеленую, презентации – оранжевую, изображения – фиолетовую.

Второй вариант представляет собой обычный вид файловой системы, доступный по умолчанию. Третий вариант нужен для отображения документов в компактном виде. По сравнению со стандартным меню он вмещает больше файлов на одном экране, но не предоставляет информацию об авторе и дате создания. 

Для поиска нужных документов файловый менеджер поддерживает различные фильтры. Чтобы выбрать нужный, необходимо нажать на «+» внутри поисковой строки. Менеджер предложит на выбор два типа фильтрации: по типу файла или автору.

Кроме того, в саму поисковую строку можно ввести ключевое слово из названия файла.

Фильтр по типу файла позволяет скрыть все прочие документы, помимо подходящего по расширению. К примеру, можно отобразить на диске только картинки – это бывает особенно полезно, если файлов искомого формата сохранено немного. Помимо изображений фильтр поддерживает сортировку по папкам, документам, таблицам, презентациям, мультимедиа и архивам. 

Фильтр по автору позволяет отобразить файлы, созданные определенным пользователем или добавленные из хранилища группы. С его помощью можно, например, найти последнюю таблицу, добавленную бухгалтером. Для этого нужно выбрать фильтр по автору и вбить в поисковую строку имя сотрудника. Последние добавленные им документы отобразятся сверху. 

Поиск по содержимому позволяет искать ключевые слова из поисковой строки не только в названиях документов, но и внутри них. Например, если файл с месячной сметой компании называется не очевидно, но ключевое слова «смета» точно присутствует внутри самой таблицы, его с легкостью можно будет найти с помощью «Поиска по содержимому».

Поиск без подпапок, позволяет, как ясно из названия, искать файлы только внутри корневой папки. На практике это, как правило, означает поиск по недавним еще не отсортированным загрузкам, поскольку более ранние файлы обычно отправляются на хранение в соответствующие разделы (то есть, подпапки). 

Создание папок и сортировка файлов

Среди сотен документов найти нужный даже с помощью ключевых слов довольно быстро становится непросто. Поэтому лучше всего разбивать хранилище на ключевые разделы с помощью папок. Логика организации пространства на диске может быть любой в зависимости от целей. Для создания нужной папки необходимо выбрать опцию «Создать» – «Папка» в левом верхнем углу. 

Далее часть имеющихся на диске данных нужно переместить в папку. Например, если необходимо создать папку с таблицами, используем фильтр по соответствующему типу файлов, а затем ставим галочку в левом окне верхней панели – таким образом, будут отмечены все таблицы на диске. После этого нужно выбрать функцию «Переместить» и папку «Мои документы» – «Таблицы». В новую папку будут помещены все файлы табличного формата. 

Если один из файлов представляет особую ценность и всегда нужен под рукой, разумнее всего добавить его в раздел «Избранное». Это можно сделать с помощью одноименной опции (иконка звезды) в контекстном меню файла – оно вызывается правой кнопкой мыши либо нажатием кнопку «Показать действия на файлом» в правой части меню. Такие файлы добавляются не в отдельную подпапку, а в особый раздел корневой папки – он доступен прямо из левого меню во вкладке «Избранное». 

Совместная работа с документами 

«Р7-Офис» раскрывает весь свой потенциал при использовании всеми членами команды. Для того, чтобы совместно работать с файлами, необходимо настроить общий доступ к документам.  

Чтобы перейти в меню настройки доступа документов, нужно выбрать опцию «Доступ» справа от нужного файла или в верхнем меню (если планируемых к совместной работе файлов сразу несколько). Существует два способа поделиться документов с другим пользователем. 

Во-первых, пользователя или группу можно добавить вручную – тогда в их хранилище автоматически отобразятся выбранные файлы. Кроме того, можно отправить ссылку на документ по почте или в мессенджере (иконка с цепочкой справа от опции «Добавить группы»). 

«Доступ по внешней ссылке» генерирует гиперссылку на документ, которую может открыть любой пользователь. Вне зависимости от выбранного способа настройки общего доступа далее можно настроить права доступа к документу. Например, к табличным документам на выбор доступно пять опций доступа: «Полный доступ», «Комментирование», «Только чтение», «Запретить доступ» и «Пользовательский фильтр». Для файлов с презентациями на выбор представлены все те же опции за исключением фильтра. 

Полный доступ позволяет редактировать и даже переименовывать документ, поэтому в большинстве случаев оптимальным выбором будет предоставление  режима комментирования.

По умолчанию в разделе «Документы» сверху отображаются последние отредактированные файлы. Если необходимо вывести наверх самые актуальные документы по дате создания, а не редактирования, с этим может помочь «Сортировка по дате создания» в правом верхнем углу. 

Для того, чтобы быстро предоставить доступ к определенным документов всем членам команды, существует раздел «Общие» на левой боковой панели. Созданные или перенесенные в эту категорию папки и файлы автоматически добавляются в рабочее пространство других пользователей организации.